Párovanie faktúr (verzia 1)
Systém sa pozerá na nasledujúce nastavenia:
1. Nastavenia organizačnej štruktúry (modul Organizácia - moja organizácia)
Každej obchodnej jednotke je možné priradiť jeden alebo viac bankových účtov, pre proces párovania nie je podstatné, ktorý účet je predvolený pretože systém zoberie všetky a zisťuje či bol povolený aj v službe Premium AISP (napojenie na bankový účet)
V obchodných údajoch musí byť zhodné IČO ako bolo pri vytvorení účtovného denníka v službe Faktúry - slúži na účel automatického zistenia účtov z organizačnej jednotky ako aj doplnanie údajov pri evidencií faktúr (IČO je v tomto jedinečný identifikátor)
2. Pripojenie bankových účtov službou Premium AISP
Tento proces zahŕňa povolenie nahliadnuť na bankový alebo bankové účty spoločnosti, v tomto procese je možné pripojiť všetky účty podľa dostupnosti od spoločnosti Tatra Banka (je tam asi 6 bánk, na ktoré sa viete napojiť)
Ak sú org. jednotky a tieto účty správne nastavené systém ich automaticky rozpozná a začne využívať. Účtovné denníky sú označené IČOm aby sme vedeli identifikovať z organizačných jednotiek, ktoré účty patria spoločnosti a tak obmedzili nahliadanie na ostatné bankové účty. Čiže ak bolo cez službu Premium AISP napojených 5 účtov ale org. jednotka ma len 1 účet tak systém bude ostatné 4 ignorovať a nebude sa pozerať na transakcie.
3. Nastavenie evidencie faktúr:
Každá faktúra musí mať správne nastavený dátum vystavenia, dátum splatnosti, sumu + menu a variabilný symbol.
____
Proces párovania faktúr následne pri načítaní zoznamu sa podľa vyššie uvedených informácií pokúša o automatické parovanie faktúry. Každú jednu faktúru skontroluje takto:
a) Zoberie fakturu, vytvorí rozsah odkedy a dokedy ma stiahnuť transakcie.
Využíva dátum vystavenia a dátum splatnosti + 15 dní od dátumu splatnosti.
Príklad. faktúra je vystavená 1.1.2022 a splatnosti je 14 dní: 15.1.2022, takže vytvorí rozsah pre stiahnutie transakcií od: 1.1.2022 do 30.1.2022 (+15 dní rezerva pre platby po splatnosti)
b) Ak je na denník nastavených viacero účtov tak sa pozrie na každý jeden a stiahne transakcie za definované obdobie
c) Následne začína proces párovania, systém podľa variabilného symbolu nájde transakciu. Ak transakcia alebo faktúra ma chybne uvedený variabilný symbol systém túto faktúru nikdy neoverí.
Následne sa ešte overuje či suma na transakcií a mena je zhodná s evidovanou faktúrou a ak áno, systém automaticky prepne status faktúry do stavu ZAPLATENÉ, z transakcie zoberie dátum a priradí ako dátum zaplatenia a označí faktúru ako overená.
Proces párovania overuje prijaté (peniaze odchádzajú z účtu - mínusová transakcia) ako aj vystavené faktúry (peniaze prichádzajú na účet - plusová transakcia)
Ak je ale proces platby cez platobný príkaz vykonaný zle (napr. neuvedený variabilný symbol, alebo zlá suma na úhradu) v tomto prípade párovanie dopadne neúspešne.
Manuálne overenie platby je proces pri ktorom dochádza k manuálnemu zásahu používateľom. Pod statusom pri neoverenej faktúre je možné nájsť akciu "overiť platbu", ktorá umožní zadať dátum zaplatenia a pri potvrdení označí faktúru ako overená, prepne status na zaplatená a nastaví dátum zaplatenie podľa vloženého dátumu.
Párovanie je časovo náročnejší proces a preto načítavanie faktúr je pomalšie (závisí od počtu faktúr ktoré boli odoslané / načítané). Pri bežnom prehliadaní faktúr a manažment odporúčame vypnúť službu párovania akciou:
A pri opätovnom načítaní v danom zariadení sa párovanie nebude spúšťať. Párovanie taktiež ignoruje faktúry, ktoré už boli overené a tým urýchľuje spracovanie a manažment faktúr.