Čo je modul "Objednávky"?

Modul "Objednávky" je digitálny nástroj, ktorý slúži na evidenciu, správu a sledovanie všetkých objednávok.

Systém PULSAWORK eviduje nasledujúce typy objednávok

• Nábor
• Zamestnanie
• Obchod
• Služba
• Transport

Okrem spomínaných objednávok systém ponúka aj tzv. Denník objednávok, ktorý slúži na zjednodušenie správy objednávok typu Obchod a Transport.

 

Kľúčové atribúty objednávky typu "Nabor":

• Názov: Opisuje konkrétny typ práce alebo pozície, ktorý sa má obsadiť (napr. "Operator DHL", "Application Programmer").
• Klient: Odkazuje na klienta alebo spoločnosť, pre ktorú sa pracovná sila hľadá.
• TIL/FLF/LFT:
  • Total: Celkový počet požadovaných pracovníkov.
  • Fulfillment: Počet pracovníkov, ktorí boli už nájdení a sprostredkovaní.
  • Left: Počet pracovníkov, ktorí ešte chýbajú k naplneniu objednávky.
• Cena bez DPH: Celková cena za sprostredkovanie pracovnej sily, často vypočítaná na základe hodinovej sadzby a počtu odpracovaných hodín.
• Mena: Mena, v ktorej je cena uvedená.
• Štítky: Slúžia na ďalšiu kategorizáciu objednávok (napr. "operátor", "partner", "interné").
• Manažér: Osoba zodpovedná za koordináciu objednávky zo strany dodávateľa.
• Zodpovedné osoby: Osoby zodpovedné za objednávku zo strany náboru.
• Stav: Aktuálny stav objednávky (napr. potvrdená, zrušená, v procese).
• Dokumenty: Dokumenty vedené ku konkrétnej objednávke.
• Status: Aktívna, alebo Uzatvorená.
• Plnenie: Akcia vykonávajúca vytvorenie záznamu plnenia voči klientovi. Plnenie je možné vykonať automaticky priamo výberom náborovej miestnosti a etapy, alebo manuálne vypísaním profilu a záznamu, kedy vzniká oprávnenosť na fakturáciu.

Interpretácia ďalších atribútov:

• Fee: Poplatok za sprostredkovanie kandidáta.
• Dátum od - Dátum do: Dátumu náboru od do v závislosti od požiadaviek klienta. Jedná sa o dôležitú informáciu pre nábor a koordináciu náborových aktivít.
• Dokumenty: Odkaz na priložené dokumenty, ako sú zmluvy, životopisy kandidátov, atď.

Celkový obraz objednávky typu "Nabor":

Objednávka typu "Nabor" predstavuje požiadavku klienta na nájdenie a sprostredkovanie konkrétneho počtu pracovníkov s určitými kvalifikáciami. Dodávateľ sa zaviaže nájsť týchto pracovníkov a poskytnúť ich klientovi za dohodnutú cenu.

Možné využitie tejto informácie:

• Sledovanie pokroku: Manažéri môžu sledovať, koľko pracovníkov bolo už nájdených a koľko ešte chýba.
• Plánovanie: Môžu sa vytvoriť plány náboru a prideliť zodpovednosti jednotlivým pracovníkom.
• Fakturácia: Na základe týchto údajov sa môžu vystavovať faktúry za sprostredkované služby.
• Analýza výkonnosti: Dáta o objednávkach môžu byť použité na analýzu výkonnosti jednotlivých náborových agentov alebo celého tímu.

Ako objednávka typu Nábor ponáha s plánovaním:

• Flexibilná pracovná sila: Objednávky typu "Nabor" môžu byť využívané na zabezpečenie flexibilnej pracovnej sily pre sezónne práce alebo projekty s krátkodobým trvaním.
• Špecializované zručnosti: Môžu sa týkať náboru pracovníkov s veľmi špecifickými zručnosťami alebo odbornou kvalifikáciou.
• Outsourcing: Môžu byť súčasťou širšieho procesu outsourcingu ľudských zdrojov.

Záver:

Typ objednávky "Nabor" predstavuje dôležitý nástroj pre spoločnosti, ktoré potrebujú rýchlo a efektívne nájsť nových zamestnancov a agentúry potrebujú mať prehľady a informácie na pár klikov. Detailná analýza týchto objednávok umožňuje lepšie pochopiť potreby klientov, optimalizovať procesy náboru a zlepšiť celkovú efektivitu podniku.

Pre ešte presnejšiu analýzu by bolo potrebné:

• Získať prístup k ďalším relevantným údajom: Napríklad k historickým údajom o objednávkach, k profilom kandidátov, k spätnej väzbe od klientov.
• Definovať kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI): Na základe týchto KPI by sa dala vyhodnotiť efektivita procesu náboru.
• Využiť analytické nástroje: Pomocou týchto nástrojov by sa dali odhaliť trendy a vzťahy medzi jednotlivými dátami.

 

 

Často kladené otázky:

• Ako vytorím objednávku
  • V pravom hornom rohu sa nachádza + umožňujúce vytvorenie objednávky na základe atribútov objednávky
• Ako upravím informácie v objednávke
  • Na pravej strane riadku upravujúcej objednávky sa nachádza ceruzka umožňujúce úpravu informácií objednávky
• Ako zistím aktuálny stav objednávky
  • V časti TTL/FLF/LFT
    • Total: Celkový počet požadovaných pracovníkov.
    • Fulfillment: Počet pracovníkov, ktorí boli už nájdení a sprostredkovaní.
    • Left: Počet pracovníkov, ktorí ešte chýbajú k naplneniu objednávky.
• Ako vytvorím plnenie objendnávky
  • V objednávke, kde chcete vytvoriť plnenie na konci riadku sa nachádza + umožňujúce vytvoriť plnenie objednávky. Plnenie je možné vykonať automatizovane priamo výberom prepojenej Náborovej miestnosti alebo manuálne vypísaním informácií do formulára.
• Ako vytvorím podklad pre fakturáciu pre klienta
  • Najprv je potrebné vytvoriť plnenie objednávky. Po vytvorení plnenia systém eviduje konkrétne informácie a dátumy plnení a zároveň vypočíta výsku provízie. Tento podklad pre vás slúži ako podklad pre fakturáciu pre klienta na základe vami vytvoreného plnenia.

 

Čo je objednávka typu "Zamestnanie"?

Objednávka typu "Zamestnanie" v tomto kontexte predstavuje formálnu požiadavku klienta na sprostredkovanie pracovníka alebo skupiny pracovníkov prostredníctvom agentúry dočasného zamestnávania. Je to v podstate zmluva medzi klientom (firmou) a agentúrou, v ktorej klient špecifikuje svoje požiadavky na pracovníka a agentúra sa zaväzuje nájsť a poskytnúť vhodného kandidáta.

Kľúčové elementy objednávky:

• Názov pozície: Presný názov pracovnej pozície, ktorú klient hľadá (napr. operátor výroby, administratívny pracovník).
• Dodávateľ: Agentúra ako dodávateľ služby.
• Odberateľ: Klient pre ktorého sa služba vykonáva.
• Dátum od do: Dĺžka trvania potreby pridelenia pracovníkov.
• Poplatok za hodinu: Hodinová odmena pre agentúru za odpracovanú hodinu zamestnancom agentúry u klienta.
• Cieľ: Celkový počet pracovníkov, ktorých klient potrebuje.
• Miesto výkonu práce: Presná adresa alebo miesto, kde bude pracovník vykonávať svoju prácu.
• Manažér: Zodpovedná osoba za agentúru za konkrétnu objednávku.
• Zodpovedné osoby: Osoby priamo sa podieľajúce a pracujúce na naplnení danej objednávky.
• Nákladové stredisko: Nákladové stredisko objednávky.
• Ďalšie požiadavky: Akékoľvek ďalšie špecifické požiadavky klienta (napr. jazykové znalosti, pracovná doba, dostupnosť na zmeny).

Ako objednávka typu Zamestnanie ponáha s plánovaním:

• Systém umožňuje vytvárať a spravovať objednávky na agentúrne zamestnávanie.
• Každá objednávka je spojená s konkrétnym klientom, pozíciou, počtom požadovaných pracovníkov a ďalšími relevantnými údajmi.
• Systém umožňuje sledovať stav objednávky (napr. potvrdená, zrušená).
• Existuje možnosť priradiť k objednávke zodpovedných osôb.

 

 

Často kladené otázky:

• Ako vytorím objednávku
  • V pravom hornom rohu sa nachádza + umožňujúce vytvorenie objednávky na základe atribútov objednávky
• Ako upravím informácie v objednávke
  • Na pravej strane riadku upravujúcej objednávky sa nachádza ceruzka umožňujúce úpravu informácií objednávky
• Ako zistím aktuálny stav objednávky
  • V pravom hornom rohu sa nachádza oko umožňujúce prehľadnú štatistiku k objednávke. V tejto sekcii je možné nájsť 
    • Aktívne: Aktívne priradení zamestnanci na objednávku ku konkretnemu klientovi
    • Čakajúce: Zamestnanci, ktorí splnili všetky náležitosti priradenia na objednávku ku klientovi a ešte nenastúpili ku klientovi, nakoľko dátum nástupu ešte nenastal.
    • Expirované: Zamestnanci, ktorí boli ukončení na objednávku z dôvodu naplnenia času, na ktorí mali byť ku klientovi priradení.
    • Všetko: Všetci zamestnanci na objednávke bez rozlíšenia stavu.
• Ako vytvorím priradenie zamestnanca na objendnávku
  • Na pravej strane riadku upravujúcej objednávky sa nachádza ikona osoby s + umožňujúca priradenie človeka na objednávku. Tento úkone je však možné spraviť aj automatizovane a to z prostredia aplikácie Naborové miestnosti z detailu náboru prostredníctvom akcie Vytvoriť návrh zmluvy ak je táto náborová miestnosť prepojená s Objednávkou. Prepojenie Náborovej miestnosti s objednávkou je možné prostredníctvom nastavenia náborovej miestnosti.

 

Čo je objednávka typu "Obchod"?

Jedná o typ objednávky, ktorý sa využíva v obchodných systémoch na zaznamenanie požiadavky na nákup a predaj tovaru alebo služieb.

Popis jednotlivých polí

Na základe poskytnutého obrázka môžeme identifikovať nasledujúce polia a ich pravdepodobný význam:

• Číslo: Číslo objednávky - jedinečný identifikátor pre každú objednávku.
• Názov: Názov objednávky - krátky popis alebo názov objednávky, ktorý môže slúžiť na jej rýchlu identifikáciu.
• Dodávateľ: Dodávateľ - názov firmy alebo osoby, od ktorej sa tovar alebo služba objednáva.
• Klient: Účet - môže sa týkať účtu zákazníka, projektu alebo iného konta, ktorému je objednávka priradená.
• Položky: Položky - zoznam konkrétnych tovarov alebo služieb, ktoré sú súčasťou objednávky.
• Cena bez DPH: Cena bez DPH - cena jednotlivých položiek alebo celková cena objednávky bez dane z pridanej hodnoty.
• Štítky: Štítky - môžu slúžiť na ďalšiu kategorizáciu objednávky, napr. podľa typu tovaru, priority alebo stavu.
• Manažér: Manažér - osoba zodpovedná za správu objednávky.
• Zodpovedná osoby: Zodpovedné osoby - osoby, ktoré sa podieľajú na realizácii objednávky.
• Stav: Stav - aktuálny stav objednávky (napr. nová, potvrdená, dodaná, zrušená).
• Dokumenty: Dokumenty - informácia o dokumentácii súvisiacej s objednávkou (napr. zmluvy, faktúry).
• Akcie: Akcie - dostupné akcie, ktoré je možné vykonať s objednávkou (napr. upraviť, odstrániť, vytlačiť).

Ďalšie polia v objednávke typu Obchod

Objednávka typu obchodu môže obsahovať aj ďalšie polia, ako napríklad:

• Dátum objednávky: Dátum vytvorenia objednávky.
• Plánované dodanie: Predpokladaný dátum dodania tovaru alebo služby.
• Fakturačné údaje: Údaje potrebné pre vystavenie faktúry.
• Dodacia adresa: Adresa, na ktorú má byť tovar doručený.
• Platobné podmienky: Spôsob a termín úhrady.
• Poznámky: Priestor pre ďalšie poznámky alebo špecifické požiadavky.

Možné ďalšie využitie objednávky typu Obchod

Okrem objednávky typu "Obchod" môžu existovať aj iné typy využitia tejto evidencie a to:

• Objednávka výroby: Pre objednávky na výrobu vlastných produktov.
• Objednávka služby: Pre objednávky služieb, ako sú konzultácie, opravy atď.
• Interná objednávka: Pre objednávky medzi jednotlivými oddeleniami v rámci jednej spoločnosti.

 

 

Čo je objednávka typu "Služba"?

Jedná o typ objednávky, ktorý sa využíva na zaznamenanie požiadavky na sprosterdkovanie služieb, ktoré zahŕňajú poskytovanie pracovnej sily alebo odborných znalostí. Tento typ objednávky je typický pre outsourcingové projekty alebo pre prípady, keď spoločnosť potrebuje dočasne rozšíriť svoj tím o špecialistov.

Popis jednotlivých polí

Na základe objednávky typu služba môžeme identifikovať nasledujúce polia a ich význam:

• Číslo: Číslo objednávky - jedinečný identifikátor pre každú objednávku.
• Názov: Názov objednávky - krátky popis alebo názov objednávky, ktorý môže slúžiť na jej rýchlu identifikáciu (napr. "Backend team support", "Data migration support").
• Pracovníci: Pracovníci - počet alebo rozsah práce, ktorý má byť vykonaný (napr. počet hodín, počet ľudí).
• Dodávateľ: Dodávateľ - názov firmy alebo osoby, ktorá poskytuje službu.
• Klient: Účet - môže sa týkať účtu zákazníka, projektu alebo iného konta, ktorému je objednávka priradená.
• Štítky: Štítky - môžu slúžiť na ďalšiu kategorizáciu objednávky, napr. typ služby (IT, HR), projekt, kľúčové slová.
• Manažér: Manažér - osoba zodpovedná za správu objednávky.
• Zodpovedné osoby: Zodpovedné osoby - osoby, ktoré sa podieľajú na realizácii objednávky (napr. konkrétni pracovníci dodávateľa).
• Stav: Stav - aktuálny stav objednávky (napr. nová, potvrdená, v priebehu, dokončená, zrušená).
• Dokumenty: Dokumenty - informácia o dokumentácii súvisiacej s objednávkou (napr. zmluvy, faktúry).
• Akcie: Akcie - dostupné akcie, ktoré je možné vykonať s objednávkou (napr. upraviť, odstrániť, pridať komentár).
• Plnenie: Vytvorenia plnenia objednávky. Tento úkon je plne automatizovaný a vypočítava celkový počet hodín na objednávke a schválené hodinové sadzby so schválenými záznamami z výkazov prác pridelených pracovníkov na danú objednávku.

Špecifiká objednávky typu "Služba"

• Zameranie na pracovné zdroje: Tento typ objednávky sa zameriava na poskytovanie služieb prostredníctvom ľudí, či už ide o outsourcing celých tímov alebo jednotlivých špecialistov.
• Flexibilita: Objednávky na služby sú často flexibilnejšie ako objednávky na tovar, čo umožňuje prispôsobiť rozsah a trvanie služby konkrétnym potrebám zákazníka.
• Dlhšie trvanie: Objednávky na služby môžu trvať dlhšie obdobie, od niekoľkých týždňov až po niekoľko rokov.
• Komplexnosť: Objednávky na služby môžu byť komplexnejšie a vyžadovať podrobnejšiu špecifikáciu požadovaných služieb. Komplexnosť a presnosť je možné dosiahnúť prosredníctvom zaznamenávania kategórií Aktivít a ich vypĺňanie vo Výkazoch prác.

Možné ďalšie polia v objednávke typu Služba

V závislosti od konkrétneho typu služby môžu byť v objednávke typu "Služba" prítomné aj ďalšie polia, ako napríklad:

• Dátum začiatku: Dátum, kedy sa má začať poskytovanie služby.
• Dátum ukončenia: Plánovaný dátum ukončenia poskytovania služby.
• Hodinová sadzba: Cena za jednu hodinu práce.
• Miesto výkonu práce: Miesto, kde sa bude služba poskytovať.
• Požadované kvalifikácie: Požadované kvalifikácie a skúsenosti pracovníkov.
• Kľúčové výkonnostné ukazovatele (KPI): Merateľné ukazovatele, ktoré slúžia na hodnotenie kvality poskytovaných služieb.

Tieto špecifiká a najmä výkazy sa definujú vo výkazoch prác. Schválené výkazy prác sa následne prednášajú do plnenia jednotlivých objednávok a následne do nákladových stredísk ak sú definované.

 

 

Čo je objednávka typu "Transport"?

Jedná o typ objednávky Transport, ktorý sa využíva na zaznamenanie požiadavky na prepravu tovaru alebo zásielky z jedného miesta na druhé. Tento typ objednávky je typický pre logistické spoločnosti, dopravcov alebo e-shopy.

Popis jednotlivých polí

Nasledujúce polia objednávky Transport a ich význam sú definované nižšie:

• Číslo: Číslo objednávky - jedinečný identifikátor pre každú objednávku.
• Názov: Názov objednávky - krátky popis alebo názov objednávky, ktorý môže slúžiť na jej rýchlu identifikáciu (napr. "Bratislava - Hamburg").
• Dodávateľ: Dodávateľ - v tomto kontexte môže predstavovať dopravnú spoločnosť alebo sprostredkovateľa prepravy.
• Klient: Účet - môže sa týkať účtu zákazníka, projektu alebo iného konta, ktorému je objednávka priradená.
• Cena bez DPH: Cena bez DPH - cena za prepravu.
• Dátumy: Dátumy - rôzne dátumy súvisiace s prepravou, ako napr. dátum vytvorenia objednávky, plánovaný dátum dodania, dátum nakládky a vykládky.
• Typ prepravy: Typ prepravy - môže špecifikovať druh prepravy (napr. kamión, vlak, loď).
• Vozidlo: Vozidlo - konkrétne vozidlo a konkrétny náves použitý na prepravu.
• Manažér: Manažér - osoba zodpovedná za správu objednávky.
• Stav: Stav - aktuálny stav objednávky (napr. nová, potvrdená, v priebehu, dokončená, zrušená).
• Dokumenty: Dokumenty - informácia o dokumentácii súvisiacej s objednávkou (napr. prepravná zmluva, CMR list).
• Akcie: Akcie - dostupné akcie, ktoré je možné vykonať s objednávkou (napr. upraviť, odstrániť, pridať komentár).
• Fakturácia: Stav faktúry, jej číslo a dátumy splatnosti.

Špecifiká objednávky typu "Transport"

• Geografický rozmer: Objednávka na prepravu vždy zahŕňa presun tovaru z jedného miesta na druhé, čo vyžaduje špecifikáciu miesta nakládky a vykládky.
• Logistické aspekty: Okrem základných údajov o tovare a destinácii môžu byť v objednávke zahrnuté aj ďalšie logistické údaje, ako napr. hmotnosť, rozmery, špeciálne požiadavky na manipuláciu.
• Časové obmedzenia: Dôležitým aspektom je dodržanie stanovených termínov, preto sú v objednávke často uvedené plánované dátumy nakládky, prepravy a dodania.